Первый сотрудник: что меняется для ИП

Сотрудник стоит дороже, чем его зарплата

Первое, с чем сталкивается предприниматель при найме, — разрыв между суммой в договорённости и суммой в расходах.

Из оклада удерживается НДФЛ — это деньги работника, просто перечисляете их вы. Сверх оклада работодатель платит страховые взносы, и это уже ваши расходы. Плюс взносы на травматизм.

В сумме содержание сотрудника обходится заметно дороже того, что он получает на руки. Точную цифру для вашего случая посчитает калькулятор стоимости сотрудника — он умеет считать и от оклада, и от суммы на руки, и учитывает пониженный тариф для малого бизнеса.

Что нужно сделать при найме

Трудовой договор в письменной форме, в двух экземплярах. В нём — должность, трудовая функция, место работы, режим, оклад, дата начала работы.

Приказ и кадровые документы. Оформление приёма, личная карточка, ознакомление с локальными актами под подпись.

Сведения о трудовой деятельности. Электронная трудовая книжка требует подачи сведений о приёме в установленный срок — он короткий, буквально следующий рабочий день.

Регистрация в качестве страхователя. Порядок и сроки стоит уточнить актуальными на момент найма: требования менялись, и здесь легко получить штраф на ровном месте.

Охрана труда и инструктаж — даже если сотрудник один и работает в офисе.

Что появляется дальше

С первым работником у ИП возникает регулярная отчётность, которой раньше не было: ежемесячные сведения о застрахованных лицах, квартальные расчёты по взносам и НДФЛ, отчётность по кадровым событиям.

Сроки жёсткие и повторяются каждый месяц. Настроить их под себя можно в налоговом календаре: отметьте «есть работники», и он покажет ваш полный список.

Договор подряда вместо трудового

Соблазн понятный: меньше обязательств и отчётности. Но если человек работает по графику, на вашем оборудовании, выполняет постоянную функцию и подчиняется распорядку — это трудовые отношения, как бы ни назывался договор.

Переквалификация приводит к доначислению взносов, НДФЛ, пеней и штрафов, а также к обязанности оформить сотрудника задним числом со всеми отпускными и больничными.

То же касается сотрудничества с самозанятым, который раньше был вашим работником или работает только на вас: у таких схем есть отдельные ограничения, и контролирующие органы смотрят на них внимательно.

Что меняется в налогах ИП

Появление работников влияет и на ваш собственный налог: предел уменьшения налога на страховые взносы для ИП с сотрудниками ниже, чем для одиночки. Это стоит пересчитать до найма — иногда разница заметная.

Проверьте на своих числах в калькуляторе УСН: переключатель «есть работники» показывает обе ситуации.

Короткий порядок

1. Посчитайте полную стоимость сотрудника, а не оклад.
2. Пересчитайте свой налог с учётом ограничения на вычет взносов.
3. Подготовьте трудовой договор и кадровые документы.
4. Уточните актуальные сроки регистрации и первой отчётности.
5. Внесите ежемесячные даты в календарь — они теперь с вами навсегда.